Protocolo para eventos educativos (congresos, graduaciones, etc.)

Conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos. Rige la celebración de los actos oficiales y en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres.

 Hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto. Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades.

Protocolo previo a la organización de un evento.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. 

• Lugar y horario: el emplazamiento marcara en gran medida el protocolo a seguir Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.

• Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular.

• Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una.

• Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo.

• Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.

• Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.

• Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Protocolo durante el acto.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección.

Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia.
Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes.
Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto.

Protocolo al término del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:

Ejemplo

Actos académicos, 

- Definir el listado de los invitados.

- Cursar las invitaciones siguiendo los lineamientos del uso del logotipo institucional.

- Tomar en cuenta el tiempo de entrega/recepción de las invitaciones.

- Coordinar la entrega de correspondencia, con la finalidad de hacer llegar con la debida anticipación los reportes de entrega recepción de las invitaciones.

- Visitar con antelación el lugar donde se va a realizar el acto, verificar todos los requerimientos (mantelería, amplificación, iluminación, etc.) y establecer contactos con la unidad responsable de atenderlos.

- Supervisar que todos los equipos de audio estén en óptimas condiciones.

- Determinar la necesidad de la confirmación de los invitados.

- Contratación de attachés que atienden la recepción y ubicación de los invitados al acto.

- Verificar otras necesidades como puede ser la entrega de certificados, reconocimientos, presentes, etc.

- Intermedio musical: piezas apropiadas a la solemnidad del acto.

- Identificar la necesidad de un maestro de ceremonia para realizar la debida asesoría.

- Verificar la asistencia de las autoridades y personalidades que formaran la mesa directiva.

- Preparar la lista de vocativos en orden de precedencia.

- Preparar requerimientos adicionales: banderas, estandartes, banner de la unidad académica..

- Solicitar guardias de seguridad cuando el evento lo requiera.

- Solicitar reservación del parqueadero, de ser necesario.

Bibliografias

Ruelas María de Jesus, Reglas básicas de protocolo (2016). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: https://www.ar-hotels.com/blog/reglas-basicas-de-protocolo-a-seguir-en-un-evento