La comunicación en las empresas es clave para lograr los resultados previstos. Las reuniones de trabajo son una de las herramientas para que los equipos compartan información, estrategia y plan de acción.
"Si quieres llegar rápido, camina solo; si quieres llegar lejos, camina en grupo"
Existen muchos tipos de reuniones de trabajo: diarias y anules, planificadas e improvisadas, informativas o resolutivas, por lo que parece imposible aplicar recomendaciones comunes para que todas las reuniones sean efectivas. Las reuniones de trabajo permiten monitorear y avanzar en el seguimiento de los proyectos empresariales, además de ser espacios de aprendizaje entre compañeros, pues nos permiten saber en qué “guerra” andan los otros, yendo en un “todos a una”, aunando esfuerzos para la resolución conjunta de los problemas.
Puntos para tener reuniones de trabajo efectivas:
Lo fundamental para una reunión productiva es establecer reglas, de modo que se delimite la manera en que se tomarán las decisiones, cómo se abordarán la resolución de conflictos, si tendrá un mediador o si harán confrontaciones directas.
Toda reunión debe estar contemplada en una agenda con fecha, hora y lugar específico. Esta agenda debe ser informada con anticipación a cada uno de los integrantes que serán convocados.
Debe existir un propósito para la reunión. Considerar la razón de la reunión, ya sea informar, decidir sobre algún aspecto o exponer una situación.
Selecciona los participantes que deben asistir a la reunión y revisa al menos dos veces el listado de los convocados. Esto evitará que se te escape una persona clave.
Es importante la puntualidad logística de la reunión desde su inicio, desarrollo y culminación para apreciar el tiempo de los demás.
Comunica las expectativas y el objetivo a los integrantes.
Comprueba la funcionalidad de los equipos a utilizar antes de que inicie la reunión para evitar demoras.
Las reuniones deben tener algunas minutas de trabajo, con la finalidad de documentar las discusiones y las acciones a seguir.
La minuta debe ser circulada en un plazo máximo de 48 horas después de haber concluido la reunión.
Otorga seguimiento a las acciones discutidas en la reunión de trabajo involucrando a las personas.
Toda acción por ejecutar que haya sido discutida en la reunión, debe ser asignada debidamente a un responsable dicha tarea o proyecto.
Como resultado de la reunión debe haberse llegado a algún acuerdo o resolución entre todos y así haber cumplido con los objetivos propuestos.
Aprendizaje personal
En las empresas u organizaciones cuando se lleva a cabo las reuniones suelen ser muy hostigosas porque se tiene la creencia de que solamente es una pérdida de tiempo, pero es importante que se lleven a cabo porque es ahí donde se dan cuenta si los planes de acción están funcionando y se están llevando a cabo como estaba planeado.
Para que las reuniones logren su objetivo se tiene que llevar un orden o secuencia, solamente se tiene que convocar a las personas convenientes para que no se pierda tiempo, exigir puntualidad de ambas partes y llegar acuerdos para que se tomen acciones de mejora.
Bibliografias
Cabezas Ana, Guía para planificar reuniones efectivas (2016). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: https://blogs.imf-formacion.com/blog/mba/guia-reuniones-de-trabajo/
No hay comentarios.:
Publicar un comentario