Protocolo de eventos oficiales (toma de protesta, cámara de diputados, etc.)

En los actos oficiales las precedencias vienen establecidas por la Ley General de Precedencias del Estado. En ésta se establecen de forma detallada la relación de autoridades y su orden de importancia o jerarquía para una correcta colocación de autoridades en los diversos tipos de actos o eventos.
los actos oficiales los podemos dividir en dos bloques:

Actos de carácter general

Son aquellos actos que organizan las instituciones del Estado, como la Corona, el Gobierno o las Administraciones del Estado (como las Delegaciones del Gobierno), Comunidades Autónomas, etc. con motivo de conmemoraciones o acontecimientos de carácter nacional, autonómico, provincial, regional o local.

Ejemplo: La mayor parte de los actos que vemos reflejados a diario en cualquier medio de comunicación son actos de carácter general, como el desfile de las Fuerzas Armadas del 12 de Octubre, el juramento del cargo de los Ministros, las recepciones de autoridades extranjeras.

Actos de carácter especial

Son los organizados por instituciones o autoridades con motivo de conmemoraciones o eventos propios de su ámbito específico, en relación a sus funciones o actividades propias de su cargo o servicio.

Ejemplo: Como actos de carácter especial, podemos indicar: la imposición de la insignia de la ciudad a un personaje destacado de la misma; el homenaje a uno de sus conciudadanos por un determinado hecho (ahora muy en boga los éxitos deportivos), etc.

En todo acto, debe haber una Presidencia,  dentro de la misma un lugar preferente que ocupa quien la preside, Anfitrión. Es el Puesto de Honor.

PRESIDENCIA: 

•Frente a los invitados 

•Lugar visible a todos los invitados 

•Decorada para la ocasión (tarima, tapiz, flores, banderas, alfombra…) •De pie o sentada, según duración, lugar y formalidad, siempre igual que el resto de invitados 

•Sillas dignas y de un color acorde con el escenario. 

Sistemas de ordenación de invitados

1.Lineal y Alternancia

2.Sistema Cartesiano

3.Sistema del Reloj

4.Sistema de Cabecera única jerárquica

5.Sistema de Cabecera única equilibrada

6.Sistema de Cabecera única simétrica

7.Sistema de Cabecera única para arbitraje

8.Sistema de Encuentro o Delegaciones

9.Sistema de Doble Espejo

10.Sistema Combinado

11.Sistema Clásico

12.Sistema del Peinado o Mixto

Bibliografias

Garcia Federico, Tipos de actos oficiales (2018). Recuperado 05 diciembre 2018. Extraído: https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/clases-de-actos-oficiales-tipos-de-actos-oficiales-generales-y-especiales.html

Protocolo para eventos educativos (congresos, graduaciones, etc.)

Conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos. Rige la celebración de los actos oficiales y en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres.

 Hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa al acto, el evento en sí mismo y el post-acto. Cada una de estas partes tendrá sus propias particularidades.

Protocolo previo a la organización de un evento.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. 

• Lugar y horario: el emplazamiento marcara en gran medida el protocolo a seguir Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.

• Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular.

• Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una.

• Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo.

• Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.

• Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.

• Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Protocolo durante el acto.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección.

Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia.
Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes.
Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto.

Protocolo al término del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:

Ejemplo

Actos académicos, 

- Definir el listado de los invitados.

- Cursar las invitaciones siguiendo los lineamientos del uso del logotipo institucional.

- Tomar en cuenta el tiempo de entrega/recepción de las invitaciones.

- Coordinar la entrega de correspondencia, con la finalidad de hacer llegar con la debida anticipación los reportes de entrega recepción de las invitaciones.

- Visitar con antelación el lugar donde se va a realizar el acto, verificar todos los requerimientos (mantelería, amplificación, iluminación, etc.) y establecer contactos con la unidad responsable de atenderlos.

- Supervisar que todos los equipos de audio estén en óptimas condiciones.

- Determinar la necesidad de la confirmación de los invitados.

- Contratación de attachés que atienden la recepción y ubicación de los invitados al acto.

- Verificar otras necesidades como puede ser la entrega de certificados, reconocimientos, presentes, etc.

- Intermedio musical: piezas apropiadas a la solemnidad del acto.

- Identificar la necesidad de un maestro de ceremonia para realizar la debida asesoría.

- Verificar la asistencia de las autoridades y personalidades que formaran la mesa directiva.

- Preparar la lista de vocativos en orden de precedencia.

- Preparar requerimientos adicionales: banderas, estandartes, banner de la unidad académica..

- Solicitar guardias de seguridad cuando el evento lo requiera.

- Solicitar reservación del parqueadero, de ser necesario.

Bibliografias

Ruelas María de Jesus, Reglas básicas de protocolo (2016). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: https://www.ar-hotels.com/blog/reglas-basicas-de-protocolo-a-seguir-en-un-evento

Dirección de una junta de trabajo

La comunicación en las empresas es clave para lograr los resultados previstos. Las reuniones de trabajo son una de las herramientas para que los equipos compartan información, estrategia y plan de acción.
"Si quieres llegar rápido, camina solo; si quieres llegar lejos, camina en grupo"
Existen muchos tipos de reuniones de trabajo: diarias y anules, planificadas e improvisadas, informativas o resolutivas, por lo que parece imposible aplicar recomendaciones  comunes para que todas las reuniones sean efectivas. Las reuniones de trabajo permiten monitorear y avanzar en el seguimiento de los proyectos empresariales, además de ser espacios de aprendizaje entre compañeros, pues nos permiten saber en qué “guerra” andan los otros, yendo en un “todos a una”, aunando esfuerzos para la resolución conjunta de los problemas.

Puntos para tener reuniones de trabajo efectivas:

Lo fundamental para una reunión productiva es establecer reglas, de modo que se delimite la manera en que se tomarán las decisiones, cómo se abordarán la resolución de conflictos, si tendrá un mediador o si harán confrontaciones directas.

Toda reunión debe estar contemplada en  una agenda con fecha, hora y lugar específico. Esta agenda debe ser informada con anticipación a cada uno de los integrantes que serán convocados.

Debe existir un propósito para la reunión. Considerar la razón de la reunión, ya sea informar, decidir sobre algún aspecto o exponer una situación.

Selecciona los participantes que deben asistir a la reunión y revisa al menos dos veces el listado de los convocados. Esto evitará que se te escape una persona clave.

Es importante la puntualidad logística de la reunión desde su inicio, desarrollo y culminación para apreciar el tiempo de los demás.

Comunica las expectativas y el objetivo a los integrantes.

Comprueba la funcionalidad de los equipos a utilizar antes de que inicie la reunión para evitar demoras.

Las reuniones deben tener algunas minutas de trabajo, con la finalidad de documentar las discusiones y las acciones a seguir.

La minuta debe ser circulada en un plazo máximo de 48 horas después de haber concluido la reunión.

Otorga seguimiento a las acciones discutidas en la reunión de trabajo involucrando a las personas.

Toda acción por ejecutar que haya sido discutida en la reunión, debe ser asignada debidamente a un responsable dicha tarea o proyecto.

Como resultado de la reunión debe haberse llegado a algún acuerdo o resolución entre todos y así haber cumplido con los objetivos propuestos.

Aprendizaje personal
En las empresas u organizaciones cuando se lleva a cabo las reuniones suelen ser muy hostigosas porque se tiene la creencia de que solamente es una pérdida de tiempo, pero es importante que se lleven a cabo porque es ahí donde se dan cuenta si los planes de acción están funcionando y se están llevando a cabo como estaba planeado.
Para que las reuniones logren su objetivo se tiene que llevar un orden o secuencia, solamente se tiene que convocar a las personas convenientes para que no se pierda tiempo, exigir puntualidad de ambas partes y llegar acuerdos para que se tomen acciones de mejora.

Bibliografias
Cabezas Ana, Guía para planificar reuniones efectivas (2016). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: https://blogs.imf-formacion.com/blog/mba/guia-reuniones-de-trabajo/

Relaciones publicas como estrategias de negocio

El objetivo de las relaciones públicas es generar confianza en los clientes o potenciales clientes, a través de vínculos con los mismos. Por esta razón es tan importante mantener una relación estrecha con ellos e idear diferentes estrategias para crear estas relaciones o fomentarlas de alguna manera.

Algunas estrategias de las relaciones públicas son:

Crea notas de prensa noticiables

Las notas de prensa, a pesar de que sean un medio tradicional de comunicación con los medios, son una herramienta muy eficaz para poder conseguir un gran alcance en los medios de comunicación. El problema está en que, además de saber como redactar una nota de prensa, debemos saber identificar que hitos de nuestra empresa son verdaderamente noticiables. De esta forma no estaremos quemando contactos con cualquier cosa y podremos poner toda la carne en el asador cuando verdaderamente podamos conseguir que nos publiquen.

Participa en eventos de networking del sector

El networking  la asistencia a eventos del sector es fundamental, sobre todo si nuestro negocio no es conocido en el sector. La presencia y participación en este tipo de eventos nos puede abrir las puertas a conocer a muchas personas en un entorno relajado que favorece la creación de conexiones y sinergias.

Cobertura de eventos del sector

Es una fantástica estrategia para hacer contactos y ganar relevancia en tu sector. Justificando el contacto para realizar una entrevista o un vídeo, puedes contactar con muchas personas influyentes y posteriormente mantener el contacto cuando se les facilite el contenido creado con la entrevista que se haya realizado. Esta estrategia es muy agradecida por aquellos que son entrevistados, pero requiere de cierto equipo capacitado para la creación de contenido.

Organiza eventos con influencers del sector

Otra posibilidad es organizar nuestros propios eventos. Sin duda requiere muchísimo más esfuerzo que acudir a uno, pero organizar nuestro propio evento nos permitirá destacar sobre otras empresas del sector y nos ayudará a mejorar nuestro prestigio y reputación. Con el paso del tiempo nos ayudará a crear nuestra propia comunidad y puede convertirse en un activo importante de la empresa, además desde un primer momento nos ayudará a contactar y conocer mejor a las personas más influyentes de nuestro sector.

Ejemplo

Toyota

En el año 2010 Toyota sufrió la peor crisis en la historia de la compañía, debido a que modelos como RAV4 (2009-2010), Corolla (2009-2010), Matrix (2009-2010) tenían un acelerador defectuoso eso trajo un clima de incertidumbre a los clientes que compraron dichos vehículos pues Toyota era una marca con excelente reputación por su alta calidad.

Ante este problema la estrategia de la alta dirigencia, fue aparecer en los medios, aceptar su error y tratar de transmitir confianza a sus clientes que responderán ante los desperfectos, esta campaña de relaciones públicas permitió a la empresa salir delante de la crisis y volver a crear ese vínculo de confianza con su público objetivo.

Aprendizaje personal

Las relaciones públicas son importantes que se lleven a cabo en las empresas porque informan a los diferentes públicos acerca del propósito de la organización, y así lograr llegar a las metas y objetivos deseados.

El aplicar de una manera correcta las estrategias se tiene muchos beneficios para la empresa como crear confianza y credibilidad a sus clientes, posicionamiento de la marca, trae nuevos clientes, establecer canales de comunicación con otras empresas.

Todo esto nos sirve para lograr una buena reputación frente al público, logrando una buena imagen y prestigio, de igual manera mantener una comunicación con los trabajadores y accionista para crear una buena imagen organizacional.

Bibliografias

Colbrand Isabel, La importancia de las relaciones públicas (2010). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: https://www.cicerocomunicacion.es/la-importancia-de-las-relaciones-publicas-para-negocios-b2b/

Benchmarking en la comunicación

¿Que es el benchmarking? 
“Es el proceso continuo de medición de datos sobre productos , servicios y procesos propios con respecto a los competidores que están reconocidos como lideres en aquello que se desee emular y que contribuya a la mejora continua de los resultados y organización empresarial.”
No se trata de copiar lo que está haciendo tu competencia, si no de aprender que están haciendo los líderes para implementarlo en tu empresa añadiéndole mejoras. Si tomamos como referencia a aquellos que destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus estrategias, métodos y técnicas para posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de competitividad.
Aplicado a la estrategia comunicacional, el análisis de benchmarking implica el estudio exhaustivo de los competidores en este campo: sus productos, cómo los hacen, el público al que se dirigen, cuáles son sus canales de comunicación, cuáles son sus estrategias comunicacionales y cómo las implementan, etc. 
Luego de ello se debe observar los aciertos y los errores en la comunicación de los competidores. Este estudio nos permitirá incorporar lo mejor que encontremos a nuestro plan estratégico de comunicaciones de marketing. Un buen análisis de benchmarking nos permite contar con mucha información valiosa, incluso para saber cómo atraer al público de la competencia cuyas características coincidan con el público de la empresa.

Ejemplo

Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por potenciar las ventas de café por parte de empresas de fast food como McDonald, han hecho que Starbucks haya iniciado un proceso de benchmarking.

 ¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno de los aspectos vitales para su modelo de negocio es el tiempo de la preparación de sus cafés. Como hemos visto anteriormente, se necesita una empresa líder en quien fijarse para implementar posteriormente las mejoras.

Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los famosos cafés de Starbucks se pierde en el tiempo utilizado por los empleados en agacharse, andar o escoger los ingredientes. Después de realizar un análisis de los benchmarks, implementaron un plan de acción basado en la optimización de los procesos para preparar sus cafés, un rediseño del espacio de trabajo, junto con una nueva disposición de los utensilios y las maquinas necesarias para la preparación de sus productos. Aspectos aparentemente tan simples como  acercar y mejorar la disposición de los ingredientes más utilizados en sus cafés, hicieron que se mejorara casi en un 20% el tiempo de elaboración de sus productos.

Aprendizaje personal

El benchmarking no es un plan en si mismo, si no una herramienta subordinada, sería un error creer que se puede emplear las misma técnicas de otra empresa para aumentar las ventas, esto ocasionara no diferenciarse de la competencia cuando la clave del éxito esta en la diferenciación.

Esta herramienta debe ser considerada como una parte de un plan estratégico muy bien elaborado que contribuya a crear una identidad de marca y atraer a los consumidores que buscan nuestros productos.

Bibliografias

Manene Luis Miguel, Benchmarking (2011). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: http://www.luismiguelmanene.com/2011/04/15/benchmarkingdefiniciones-aplicaciones-tipos-y-fases-del-proceso/

Entrevistas con personalidades (ventas, proveedores, para negociaciones)

Una entrevista es una conversación que tiene un propósito o una meta. La diferencia entre una conversación social y una entrevista está fundamentada no en su contenido, sino en si sirve para un propósito particular. Para captar la atención de un cliente o prospecto, se debe en los primeros 3 minutos ofrecer algo que le guste o algo que le interese o convenga.
En una sucursal bancaria se está rodeado de muchos estímulos que pueden distraer la atención del cliente o la del vendedor, otras personas presionando para ser atendidas, teléfonos, peticiones de otros funcionarios, etc. Es en esos momentos en los que se debe mantener la atención y control en la comunicación con el cliente, como si fuera él, lo más importante y hacerlo sentir que en medio de todos los eventos que suceden, realmente se está interesado en su persona y en su negocio. Esto no es sencillo, sin embargo uno de ios "trucos* para lograrlo es verlo constantemente a los ojos, si por alguna razón se tiene que atender otro asunto, ofrecer una disculpa dirigiéndose a él por su nombre. En ese momento él se dará cuenta que es importante para el vendedor y será más consecuente con la interrupción. Es muy importante que el cliente o prospecto se concentre en la presentación de ios servicios bancarios ofrecidos por lo que es conveniente: 

• Cuidar la apariencia, manerismos, gestos, actitudes y no perder el contacto ocular. 

•  Presentar la propuesta en forma sencilla y clara, objetiva y demostrando claramente las ventajas que obtendrá.  

Ejemplo

Entrevista inicial 
Este es el tipo más común de entrevista, en donde el prestador de servicios se acerca a un prospecto, o viceversa, para obtener información. Existe una información verbal y otra información no verbal, que siendo perceptivos y observadores se podrá detectar y es una información de tipo cualitativo que ayudará en la venta o negociación. 

Aprendizaje personal
Existen varias técnicas para lograr una buena entrevista con personalidades encargados de ventas, proveedores para negociaciones etc. algunas de estas técnicas son:

• crear empatía, tener una actitud amigable y positiva para poder negociar.
• buscar socios no clientes, hacerlos sentir que son de un mismo equipo, para colocar a todos en un mismo nivel.
• escucha antes de hablar, si te adelantas y haces una oferta antes de tiempo el cliente no estará preparado para aceptarla.
• separar lo echos de las ideas, evita utilizar frases como “yo creo que” o “yo pienso” utiliza cifras, números, palabras especializadas con las que puedas tomar el control de la situación.
• no intentes maquillar tus cifras para hacerle creer a las personas que tus servicios les traerán grandes ganancias, además de ser poco ético, esta situación jugará en tu contra.

Bibliografias
Lankenau Caballero Elisa Maria, Modelo de técnicas de negociación (2000). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: http://eprints.uanl.mx/764/1/1020145378.PDF

Presentaciones ante ejecutivos

Una presentación ejecutiva, no es más difícil que otro tipo de exposiciones, en esencia es igual que cualquier otra presentación. Trata y va dirigida a las personas, aunque claro, se toquen temas respecto al rendimiento y resultados en diferentes áreas de una organización, ya sean estados financieros, revisión de objetivos cumplidos o por cumplir, avances realizados según las metas acordadas y demás.

En muchas compañías o entidades en general, se debe hacer entrega de informes, pero no solo entregarlos, sino también presentarlos y explicarlos y es ahí donde el asunto cambia y se vuelve interesante.

Aspectos para realizar una presentación ejecutiva:

1.A esta clase de informes se les llama ejecutivos o empresariales porque son cortos, son concretos y presentan los puntos o elementos verdaderamente relevantes. No se deben de dar explicaciones introductorias porque las personas que te escuchan ya conocen el tema y sobre qué trata, solo desean conocer los cambios o lo más actual. Por lo general, este tipo de presentaciones no exceden los 15 minutos de duración. Un pequeño saludo al inicio bastará y será suficiente para entrar de lleno al contenido mismo de la presentación.

2. lo mejor es ilustrar y ejemplificar, tanto para una mejor compresión como también, para hacer resúmenes de temas relativamente extensos. Ya que se trata de una presentación ejecutiva lo ideal es hacer uso por ejemplo, de los gráficos. También, en tus diapositivas en lugar de usar fragmentos de texto, usa puntos concisos, es decir viñetas en lugar de párrafos.

3. Entrega al final un informe el cual no sobrepase las dos hojas, de igual manera que la presentación también este informe debe ser muy concreto. Se recomienda hacer entrega de este informe al final y no al comienzo de la presentación, así las personas no se verán distraídas por el documento que les has dado.

4.  Por ultimo haz un espacio al final de la presentación para posibles preguntas o dudas, o bien para alguna observación respecto a la exposición.

Ejemplo

Para hacer una buena exposición de la presentación ejecutiva, podemos seguir una serie de pautas que nos ayudarán a conseguirlo:

• Simplificar y estructurar la información de manera clara y sencilla.
• Evitar repetir información que ya es sabida por los espectadores.
• Para expresar datos y/o estadísticas, es conveniente utilizar gráficas, tablas o diagramas.
• Completa la información con tu oratoria.
• Cuida la imagen de la presentación. Ayúdate de plantillas para ello.
• Intenta que haya “feedback” con los espectadores para mantenerles atentos.

Aprendizaje personal

Las presentaciones ejecutivas se dan entre las jerarquías mas altas de una empresa con el objetivo de poner al corriente a los demas compañeros si se están llevando a cabo o no el trabajo acordado, las futuras metas a cumplir, nuevos servicios o productos etc.

 poder transmitir la información de una manera clara y sencilla para que los espectadores puedan captar nuestro mensaje, y que la presentación sea amena y no un rato de aburrimiento.

Bibliografias

Santiago Guerrero Francisco, Presentaciones ejecutivas (2014). Recuperado 04 diciembre 2018. Extraído: https://cursodeoratoriaonline.com/presentaciones-ejecutivas-como-hacerlo-bien/